בהתחשב בכך שמחלקת משאבי אנוש עוסקת בדיני נפשות (וזאת לא אמירה צינית), חייבת להיות לה מערכת יחסים הדוקה עם ראשי הארגון, תכנון מוקפד ומדויק ודרך ברורה אשר יש להתוות מראש.
באופן כללי, מחלקת משאבי האנוש עוסקת באנשים של הארגון, על כל הצדדים הקשורים לכך. בין פעילויות המחלקה: פיתוח חזון משאבי האנוש של הארגון, התרבות והמבנה הארגוני, תכנון כוח אדם ומדיניות העסקת עובדים, בניית חוזי תעסוקה, רווחת העובד, טיפול בבעיות משמעת, הדרכת עובדים, פיתוח ארגוני, משובים והערכות, ניהול שינויים בארגון, טיפול במערכת התגמול והשכר, ביטוחים ותנאים סוציאליים ובעצם כל מה שדרוש לארגון ולעובד לחיות ביחד ולעבוד ביחד.
מחקרים מראים (וגם ההיגיון הבריא) שעובר מרוצה, שחש מסופק במקום העבודה, שאינו חושש למקומו מידי יום, מעלה את התפוקה ויספק את הסחורה בצורה הרבה יותר יעילה ואיכותית. אחת מהדרכים הטובות ביותר לתת לעובד את הביטחון שלו הוא זקוק, היא על ידי תכנון משאבי אנוש עד לפרטים הקטנים.
שלב א': הסתכלות קדימה
מחלקת משאבי האנוש חייבת לבצע הערכת צרכי החברה בעובדים לעתיד הקרוב והרחוק, מתוך הערכת שווי החברה על ידי המנהלים. במילים אחרות, אם המנהלים צופים זכייה בחוזה גדול או לחילופין קיצוץ בצורך בעובדים, עליהם להתריע בפני מחלקת משאבי האנוש, כדי שתוכל להיערך לכך בהתאם.
חשוב לציין שעל הערכה זו להתבצע לא רק בהתאם לקביעתם של ראשי הארגון, אלא גם במעורבותם של מנהלי המחלקות השונות.
שלב ב': צפי תזוזות בתוך הארגון
למרות שלעתים נראה שגיוס עובדים חדשים הוא הפתרון הכי פשוט, פעמים רבות עדיף לארגון לקדם או להזיז בין תפקידים דווקא עובדים שכבר קיימים במאגר שלו. היתרון טמון בכך שהם מכירים את המערכת ואת האנשים במחלקות השונות ולא יצטרכו ללמוד אותם מחדש.
תפקידה של מחלקת משאבי אנוש הוא להעריך את הצורך בתנודות אלו ולחשוב מראש על אפשרויות הקידום. יתרה מזאת, עליה להעריך באופן כללי אם הקידום יבוא מ'בית' או מ'חוץ' ולטפטף את המסר בהתאם.
שלב ג': כיוונון מערך העובדים
לאחר שאספו המחלקה את הנתונים מההנהלה הבכירה וממנהלי החטיבות, על צוות משאבי האנוש לכוון את פעולותיו בהתאם להערכות. מה שזה אומר זה לבצע ניוד של עובדים, הכשרות לעובדים שזקוקים לכך, יצירת מערכת שעות נוספות בהתאם לצורך, העלאת מוטיבציה של העובדים גם במקרה של הרעה יחסית בתנאים, הדרכה ושעות חפיפה לתפקידים השונים וכן הלאה.
מעבר לעשייה הפיזית של הפעולות, על מחלקת משאבי אנוש וההנהלה להעביר מסר ברור ואחיד אל העובדים ולחזור על אותו המסר שוב ושוב כדי להטמיע אותו בצורה הטובה ביותר.
שלב ד': בחינת התוצאה
הערכה לשלב זה ראוי שתתבצע עוד לפני שהדברים בכלל יצאו מהמשרד, שכן הבנה אם המחלקה הולכת בכלל לכיוון הנכון, יכולה לשנות את כל תוואי הפעולה. יש לחשוב אם הצעדים שמשאבי אנוש נוקטים אכן תואמים את המטרה ולנסות לצפות את תגובות העובדים, מההערכה האופטימית ביותר ועד הפסימית ביותר.
לסיכום, כמו בכל דבר, פעולה או שינוי, צפי של התוצאות, תכנון מדוקדק, יכולת בניית מקרה ותגובה, הם שיעשו את ההבדל בין הצלחה לבין כישלון.
להמשך קריאה:
